Hi, I'm Keynes, an Accountant / Dataflow Builder / Consultant in California, US.

      我有两家公司A 和 B, 他们都有自己独立的quickbook 账户，有一个共同的客户C，A公司给C做了4500块钱的服务， invoice1； B公司给C做了3000块钱的服务， invoice2； C给A公司写了6000块钱的支票，其中3000块钱还清invoice2， 其他3000用于还一部分的invoice1， 这时我们该如何记录这笔6000块钱，这个记录要满足做3个要素：
    1、payment of invoice1  and invoice2 ;

     2.  Match the bank transaction of business A.

     3. Create liability between A and B.

    一般传统的记账方法是： 分别做payment以后， 在a公司账户下新建一个bank deposit来对应银行记录， 通过 Journal Entry 来建立一个liabilty减去多余的钱， 然后通过新建一个invoice来对应这笔债务， 这种方法虽然可以在财务层面把这笔账做好了， 但是这种做法有2个问题：

      1、每个步骤之间很没有建立起关联性， 时间久了以后来查看账目， 很难想起当时这几个步骤之间的关联性；

     2、财务角度， 账目是做好了， 但是在业务层面是很难直观的看出这几个步骤的业务逻辑。

    3、步骤较多，普通记账人员缺乏对JE的操作的理解

 1、新增一个product/service， 名字叫Loan From B，对应的account 指向一个liabilty account；

2、修改invoice1，增加一行，在prodcut/service里选择loan from b，金额写3000. 这时候的invoice的金额为7500， 但是quickbook会自动将其中的3000记录为loanfromb的账户中；

3、做invoice1 payment，收到金额为6000，

4、在bank transaction 中做match；

5、在b公司的quickbook账户里做invoice2 payment，在payment的界面里， 将account选择loan to a（没有就新建一个current asset账户）；

这种记账的技巧， 不仅是可以直观看出这6000的2个部分的业务关联性， 而且在会计账目中也简单清晰；同时步骤也简单很多；

      公司有个vendor，每个月都需要支付它服务费，由于每个月都费用都不同， 需要在次月3号左右才能确定具体金额， 因此公司在每个月的4号左右支付给该vendor这笔服务费。

请问这笔服务费的时间该怎么记？ 是记在支付月的月底， 还是记在第二个月， 在QBO里应该如何记录；

   传统的在QBO中的记录方法有两种：

1、直接在bank transaction fee的这笔记录里，直接categorize这笔费用。
    这种记录是错误的， 没有遵循accrual method的原则，也会对业务报表造成错误；

2、直接在transaction的categorize时，更改时间到上一个月，这样虽然可以在记录上错误， 但是影响了银行记录的时间和记账的时间不匹配，也会有一定的影响；

 正确的记录方法应该采取AP记录法：

1、账单金额明确后， 新建一个bill，将时间设置上个月月底；

2、支付完成后，新建一个check或者expense，时间为支付时间， 选择vendor，会弹出一个bill add的对话框， 添加这个bill；

3、当支票deposit后，在bank transaction里， match这个支票或者expense。

这样做的好处，既可以将费用发生时间正确记录，同时又不破坏银行记录时间；

      客户来自其他国家时，经常会遇到一种情况，由于汇率变动或者国际银行转账的费用， 造成了实际收到的金额和invoice的金额不符合。

   1、 一般的公司会直接更改invoice的金额，使其匹配，但是这样会直接造成业务数据的不准确， 这是一种不负责任的错误做法；

   2、还有一种方法，就是在invoice payment时直接更改receive的金额数量，使其更银行记录相同，但是这样做相当于给客户了一个credit， 而且这笔费用又没被记录到费用中；

还有一种更传统的记录方法， 这种方法也是可以的。

1. New invoice payment, select account as undeposit payment, apply the invoice , keep the amount same as invoice amont;

2. New Bank Deposit, 选择前面的payment，然后在add fund to this payment里， 输入- 差额， 账户选择为bank charge

1、New Product/Service, Named 'Bank Charge'，在设置它的account时，指向Bank Fee的account；

2、在这个客户下， New Credit Memo，在product/service里，选择刚新建的'Bank Charge'，输入差额的数字；

3、New invoice payment , apply invoice and credit memo;

4. match the transaction;

这种方法是我最喜欢用的， 因为它在以后查账时，关联性强， 一目了然，